Vom ersten Lead
bis zur Objektakte.
Ein Workflow.
DocMation nimmt Leads aus Ihren Quellen auf, verteilt sie im Team und steuert danach Unterlagen, Anfragen und Fotos bis zur fertigen Objektakte. Ohne Doppelpflege in Ihrem CRM.
- Leads ohne Doppelanrufe im Team verteilt
- Unterlagen per Klick angefragt und nachgehalten
- Anbindung an Propstack und onOffice
Acht Bausteine, ein gemeinsamer Ablauf für das ganze Büro.
Ihr Workflow
In vier Schritten zur vollständigen Objektakte
Jeder Schritt bleibt für das ganze Büro nachvollziehbar: wer was angefragt hat, was noch fehlt und was erledigt ist.
- 01
Leads aufnehmen und verteilen
Leads aus beliebigen Quellen importieren Sie per CSV. Die Spaltenzuordnung merkt sich DocMation, Dubletten werden erkannt. Verteilt wird per Pool, Postleitzahl oder Auslastung, Anrufsperren verhindern Doppelanrufe.
Neu importierte Leads
CSV · 3 ZeilenLeadImmobilienartInseratZuständigFam. WeberEinfamilienhausPortalJ. KayaM. SanderWohnungEmpfehlungL. BraunR. HoffmannPenthouseCSV-ImportJ. KayaImport abgeschlossen 0 Fehler - 02
Objekt und Eigentümer anlegen
Aus einem erfolgreichen Lead wird ein Objekt. Den Basisdatenbogen füllen Sie digital aus oder scannen die Papierversion ein, die KI übernimmt die Angaben. Die Checkliste je Objektart entsteht sofort.
Objekt angelegt
Eigentümer und Basisdaten zugeordnet
- 03
Unterlagen anfragen und nachfassen
Anschreiben an Grundbuchamt, Hausverwaltung oder Bauamt prüfen Sie in der Vorschau und versenden sie per Klick, als E-Mail oder Brief. Bleibt eine Antwort aus, erinnert DocMation Sie nach 10 Tagen ans Nachfassen.
Offen
BauakteWEG-ProtokolleAngefragt
Teilungserkl.Eingegangen
EnergieausweisGrundbuchVorhanden
Vollmacht - 04
Akte vollständig, Exposé bereit
Die KI erkennt hochgeladene Unterlagen, und Antworten von Ämtern per E-Mail landen automatisch am richtigen Objekt. Sie bestätigen mit einem Klick. Was noch fehlt, sehen Sie jederzeit, und aus den Objektdaten entsteht der erste Exposé-Text.
BestätigenScan_0412.pdf
KI-Vorschlag: Energieausweis
92%11 von 12 Unterlagen
Offen: WEG-Protokolle · Nachfassen fällig
Exposé-Entwurf
zum Weiterbearbeiten
Produktüberblick
Ein durchgängiger Workflow für Ihr Maklerbüro
Akquise, Objektaufnahme und Unterlagenbeschaffung greifen ineinander, ohne dass jemand parallel Listen, Postfächer und Erinnerungen pflegen muss.
Bisher im Makleralltag
Verstreute Listen, einzeln nachgehaltene Unterlagen und Leads, die doppelt angerufen werden.
Mit DocMation
Leads, Objekte und Unterlagen in einem Ablauf, für das ganze Büro sichtbar.
Leads
CSV-Import mit gespeicherter Spaltenzuordnung und Dublettenerkennung. Offene und fällige Leads sehen Sie auf einen Blick.
Verteilung
Per Pool, nach Postleitzahl oder nach Auslastung. Anrufsperren verhindern, dass zwei Makler denselben Kontakt anrufen.
Objekte
Basisdatenbogen digital ausfüllen oder die Papierversion per KI einlesen lassen. Die Checkliste je Objektart entsteht sofort.
Dokumente
Die KI erkennt hochgeladene Unterlagen und ordnet sie zu. Sie bestätigen mit einem Klick, die Anfrage ist erledigt.
Eigentümer-Upload
Eigentümer laden Unterlagen über einen persönlichen, befristeten Link hoch. Ohne Konto und ohne App.
Anfragen
Anschreiben an Grundbuchamt, Bauamt und Hausverwaltung per Klick, als E-Mail oder Brief. Nach 10 Tagen ohne Antwort erinnert DocMation Sie.
Exposé
Aus Basisdaten und Ausstattung entsteht ein erster Exposé-Text. Als Zusatzmodul: leere Räume per KI virtuell einrichten.
Team
Das Backoffice sieht alle Objekte, Makler ihre eigenen. Pro Makler sehen Sie, wer telefoniert und wer verkauft.
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Zielgruppen
Für wen ist DocMation?
Ihr Tag
Einzelmakler und kleine Büros
Alles in einer HandLeads, Objekte und Unterlagen an einer Stelle. DocMation fragt die Unterlagen für Sie an und erinnert ans Nachfassen, damit Sie sich auf Eigentümer und Verkauf konzentrieren können.
Maklerteams
Mehrere Makler, ein AblaufLeads werden im Team verteilt, ohne dass zwei Makler denselben Kontakt anrufen, und die Unterlagen laufen bei jedem Objekt nach demselben Ablauf.
Makler
Backoffice
Gleiches Objekt, getrennte Aufgaben
Büros mit Backoffice
Makler und Backoffice getrenntDie Makler kümmern sich um Leads und Eigentümer, das Backoffice beschafft die Unterlagen für alle Objekte. Jeder sieht genau den Stand, den er braucht.
Echte Menschen. Direkt erreichbar.
Zwei Gründer, kein Callcenter. Bei Fragen antworten wir persönlich.
Tom Potzeldt
Gründer
Ben Buchfelder
Gründer
DocMation Team
Antwort per E-Mail
Preise
Einfach passende Pakete wählen
Akquise und Objektgeschäft einzeln nutzen oder als durchgehenden Ablauf verbinden.
DocMation Objekt
Für Büros, die Objektaufnahme und Unterlagenbeschaffung sauber organisieren.
299 €/ Monat
- Objekte
- Dokumente
- Eigentümer-Upload
- Anfragen
- Exposé
- CRM-Anbindung
DocMation Akquise
Für Teams, die Leads geordnet aufnehmen, verteilen und nachhalten.
299 €/ Monat
- Leads
- Verteilung
- Team
DocMation Complete
Der durchgehende Ablauf vom ersten Lead bis zur vollständigen Objektakte.
499 €/ Monat
- Alles aus DocMation Objekt
- Alles aus DocMation Akquise
- Ein Ablauf vom Lead bis zur Akte
Individuell
Für größere Büros mit eigenen Verteilungsregeln. Den Umfang stimmen wir im Gespräch ab.
ab 899 €/ Monat
- Alles aus Complete
- Für größere Teams
- Umfang im Gespräch abgestimmt
Welches Paket zu Ihrem Büro passt, besprechen wir gern im Demo-Gespräch.
FAQ
Häufige
Fragen
Bereit für einen klaren Workflow in Ihrem Maklerbüro?
In der Demo zeigen wir, wie Leads und Objektunterlagen in einem Ablauf zusammenfinden, mit Ihren Daten und Ihrem CRM.